Jak skutecznie zorganizować targi wystawiennicze?
Odpowiedni harmonogram, dodatkowi pracownicy i możliwości techniczne hali to tylko niektóre czynniki, na które trzeba zwrócić uwagę przy organizowaniu targów wystawienniczych. Mimo iż końcowy sukces jest sprawą złożoną, niektóre imprezy w EXPO Kraków są przygotowywane już wiele miesięcy wcześniej.
W czasie przygotowań do targów istotną rolę odgrywa rodzaj imprezy. W przypadku wydarzeń, które nie wymagają ciężkiego sprzętu ustalany jest odpowiedni harmonogram, dzięki któremu budowa stoisk i montaż wystawców może przebiegać sprawnie.
Nowoczesna fabryka
Zgoła odmiennie wyglądają targi maszynowe, w czasie których EXPO Kraków zmienia się w nowoczesną fabrykę. Wtedy Targi w Krakowie współpracują ze specjalistyczną firmą, odpowiedzialną za wwiezienie maszyn do hali i pomoc w montażu stanowisk.
– Wówczas kolejność wjeżdżania jest istotna: najpierw pojawiają się te największe i te, które mają stanowisko najdalej od bramy wjazdowej. Dopiero potem obudowuje się takie stanowisko ściankami i innymi elementami zabudowy – tłumaczy Grażyna Grabowska, prezes Targów w Krakowie.
Istotną role odgrywa również szybkie zainstalowanie się na stanowisku. To umożliwia główna brama wjazdowa do każdej hali, a także osiem mniejszych wjazdów z trzech stron hali.
„Być nieustanie w zgodzie z trendami”
Organizowanie targów w dużej hali wystawienniczej wymaga też czasowego zwiększenia liczby pracowników. Zawsze zatrudnianych jest kilkoro kasjerów, osoby do rejestracji, parkingowi, ochroniarze, sprzątaczki i obsługa techniczna.
Udane zakończenie targów jest tak naprawdę początkiem kolejne pracy. Po zakończeniu imprezy rozpoczynają się przygotowania do przyszłorocznej edycji. Jak wyglądają przygotowania?
– Omawiamy imprezę, odczucia wystawców, wyniki z ankiet,. Przygotowujemy folder, druki zgłoszeniowe itd. Wiele naszych imprez ma ugruntowaną pozycję na rynku, są to często najważniejsze dla danej branży spotkania w roku jak Targi Stomatologiczne KRAKDENT, targi przemysłowe EUROTOOL czy Międzynarodowe Targi Książki. Mimo to, ciągle je ulepszamy, by być nieustannie w zgodzie z trendami – mówi Grażyna Grabowska.
Kluczowe indywidualne podejście
Organizacja targów pracy to proces złożony wymagający działania w wielu branżach. Zdaniem Grażyny Grabowskiej o ostatecznym sukcesie imprezy decyduje indywidualne podejście, zależne od tematyki, przyzwyczajeń danej grupy zawodowej oraz wieku spodziewanych zwiedzających.
– Trzeba znać branżę, dla której organizuje się targi, rozumieć jej potrzeby i zwyczaje, być na bieżąco z nurtującymi ją problemami. To może zabrzmi absurdalnie, ale nawet jedzenie w restauracji jest inne przy niektórych targach – podsumowuje Grażyna Grabowska.
