Miliony złotych, brak nadzoru i nieprawidłowości. Dyrektor urzędu utajnia raport
Zintegrowany System Zarządzania Oświatą (ZSZO) to narzędzie informatyczne, które od niemal dwóch dekad ma wspierać codzienne funkcjonowanie krakowskich szkół, przedszkoli i placówek edukacyjnych.
System składa się z modułów obsługujących m.in. finanse, kadry, organizację pracy szkół i obieg dokumentów. Choć jego wdrożenie rozpoczęło się już w 2007 roku, kontrola przeprowadzona przez Urząd Miasta Krakowa wykazała poważne nieprawidłowości w jego rozwoju i utrzymaniu.
Drogo, długo i z błędami
Z raportu wynika, że od 2007 do 2025 roku Gmina Miejska Kraków podpisała 128 umów z 22 podmiotami, które miały na celu rozwój i obsługę ZSZO. Łączny koszt? Ponad 77,7 miliona złotych. System był nieustannie modyfikowany, ale – jak wskazują kontrolerzy – nie odbywało się to zgodnie z obowiązującymi procedurami.
W szczególności zarzuty dotyczą braku nadzoru nad realizacją umów, braku terminowego wdrażania poszczególnych modułów, niepełnej dokumentacji odbiorów oraz niewłaściwego zarządzania projektem modernizacji ZSZO 2.0. Ten ostatni projekt miał zakończyć się do listopada 2021 r., jednak ostatecznie został przedłużony aż do 53 miesięcy. W 2024 roku nałożono na wykonawcę kary umowne za opóźnienia.
Kontrola ujawniła też, że nie wszystkie obowiązujące zarządzenia dotyczące korzystania z systemu zostały zaktualizowane, mimo wieloletnich zmian w funkcjonowaniu systemu. Część modułów została uruchomiona bez formalnego wprowadzenia ich do stosowania, co budzi poważne wątpliwości prawne i organizacyjne.
Nieprzekazane kody źródłowe
Według raportu, brakuje potwierdzenia, że miasto otrzymało pełną dokumentację techniczną i kody źródłowe do systemu – mimo że przewidywała to umowa z 2020 roku. Dodatkowo, zabezpieczenie należytego wykonania tej umowy zostało zwolnione, zanim zakończono realizację wszystkich jej elementów, co stanowi naruszenie Prawa zamówień publicznych.
Urzędnicy nie zakończyli również w terminie inwentaryzacji procesów przetwarzania danych osobowych w systemie – co ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia ochrony danych uczniów i pracowników oświaty.
Negatywna ocena i 12 zaleceń naprawczych
Wystąpienie pokontrolne przygotowane przez osoby oddelegowane przez prezydenta Krakowa Aleksandra Miszalskiego, nie pozostawia złudzeń – działania jednostki kontrolowanej oceniono negatywnie. Sformułowano 12 szczegółowych zaleceń naprawczych, które mają zostać wdrożone przez dyrektorów kluczowych jednostek magistratu.
Wśród nich znalazły się: konieczność dokładnego dokumentowania działań przy realizacji umów, lepszy nadzór nad projektami IT, aktualizacja zarządzeń i procedur, weryfikacja dokumentacji projektowej oraz pilne zakończenie prac związanych z bezpieczeństwem danych osobowych.
Część zaleceń ma być realizowana „od zaraz”, natomiast inne – m.in. dotyczące zakończenia inwentaryzacji czy zarządzania projektami – do końca września 2025 r. Sprawozdanie z wykonania zaleceń ma trafić do Centrum Audytu i Kontroli Analitycznej do 17 października.
Magistrat utajnia dokument. „Ważny interes Gminy”
Co istotne, dokument pokontrolny nie został udostępniony opinii publicznej. Dyrektor Magistratu, Paweł Sularz, wydał w tej sprawie polecenie służbowe 9 lipca 2025 r., w którym uznaje protokół kontroli za dokument „do użytku służbowego”.
Jak czytamy w treści polecenia, decyzja o nieujawnianiu treści protokołu została podjęta „z uwagi na ważny interes Gminy Miejskiej Kraków”. Dostęp do dokumentu mają wyłącznie wskazani pracownicy – dyrektorzy i kierownicy jednostek związanych z edukacją oraz kontrolą wewnętrzną.
